Dokumeny niezbędne do dokonania czynności notarialnych
Ponieważ każda sprawa ma charakter indywidualny, poniższy wykaz zawiera jedynie podstawowe dokumenty potrzebne do przygotowania aktu notarialnego. Po zapoznaniu się z Państwa sprawą przekażemy informację, jakie dokumenty będą niezbędne do dokonania konkretnej czynności. Do sporządzenia projektu aktu notarialnego można przekazać kopie dokumentów (lub ich skany), natomiast oryginały należy przedłożyć przy podpisywaniu umowy.
WAŻNE!
W przypadku przenoszenia własności nieruchomości uprzednio nabytej w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 roku, a po dniu 1 stycznia 2007 roku również w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku należy przedłożyć zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Dane konieczne do dokonania każdej czynności w Kancelarii Notarialnej
Osoba prawna:
- numer KRS
- dane osób fizycznych reprezentujących osobę prawną
- ostatni tekst jednolity umowy spółki
- uchwały o wyrażeniu zgody na dokonanie danej czynności przez osobę prawną, jeżeli wynika to z ustawy lub z umowy/statutu osoby prawnej
Osoba fizyczna
(dane z dowodu osobistego lub paszportu):
- imiona oraz nazwisko
- imiona rodziców
- adres zamieszkania
- numer oraz data ważności dowodu osobistego lub paszportu
- numer PESEL
- stan cywilny (w przypadku rozdzielności – wypis aktu notarialnego)
- oryginał pełnomocnictwa dla osoby reprezentującej
wykaz dokumentów
TESTAMENT
- Dane spadkobierców, zapisobierców oraz osób, które mają być wydziedziczone (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL),
- Jeżeli testament ma zawierać zapis, przedmiotem którego jest nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – numer księgi wieczystej nieruchomości lub zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej.
OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU/ODRZUCENIU SPADKU
- Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy spadkodawcy oraz ostatni adres zamieszkania
- Dane pozostałych spadkobierców ustawowych,
- Informacje czy spadkodawca pozostawił testamenty
- W przypadku składania oświadczenia w imieniu dziecka – prawomocne postanowienie sądu w przedmiocie wyrażenia zgody na dokonanie tej czynności.
AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA (APD)
- Akt zgonu spadkodawcy,
- Testament spadkodawcy – jeżeli był sporządzony,
- Akta stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
- Numer PESEL zmarłego (np. z anulowanego dowodu osobistego)
DZIAŁ SPADKU
- Wskazanie przedmiotów podlegających działowi spadku (nieruchomości, ruchomości, środki pieniężne, udziały w spółce),
- Zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego – opisane powyżej,
- Jeżeli przedmiotem działu spadku są nieruchomości – dokumenty wskazane poniżej.
PEŁNOMOCNICTWO
- Dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
- Wskazanie zakresu pełnomocnictwa
- Jeżeli pełnomocnictwo dotyczy np. zbycia/nabycia nieruchomości – numer księgi wieczystej lub zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej.
UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (rozdzielność majątkowa/intercyza)
- Dane osobowe małżonków,
- Odpis skrócony aktu małżeństwa.
UMOWA NAJMU OKAZJONALNEGO – PODDANIE SIĘ EGZEKUCJI
- Umowa najmu okazjonalnego,
- Oświadczenie właściciela innego lokalu mieszkalnego, domu, spółdzielczego własnościowego prawa do lokal, w którym najemca będzie mógł zamieszkać z chwilą wykonania żądania wydania lokalu (załącznik do umowy najmu okazjonalnego).
UMOWA SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ - DZIAŁKI
- Numer księgi wieczystej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Wypis i wyrys z rejestru gruntów,
- Zaświadczenie Starosty czy nieruchomość jest objęta planem uproszczonym lasu,
- Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu lub decyzja o warunkach zabudowy,
- Zaświadczenie czy nieruchomość jest objęta uchwałą o rewitalizacji wydane przez z Urząd Gminy/Miasta – nie dotyczy Miasta Poznań,
- W przypadku podziału/scalenia nieruchomości: ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości a także wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej,
- Jeżeli nieruchomość jest zabudowana: aktualny wypis z kartoteki budynków oraz świadectwo charakterystyki energetycznej (jeżeli darczyńca je posiada),
- Warunki umowy: cena, sposób zapłat, numer konta sprzedających oraz termin wydania przedmiotu umowy.
UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ
- Numer księgi wieczystej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Zaświadczenie czy nieruchomość jest objęta uchwałą o rewitalizacji wydane przez z Urząd Gminy/Miasta – nie dotyczy Miasta Poznań,
- Zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej/Spółdzielni o niezaleganiu z opłatami związanymi z lokalem,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- Świadectwo charakterystyki energetycznej (jeżeli zbywca je posiada),
- Warunki umowy: cena, sposób zapłaty, numer konta sprzedających oraz termin wydania przedmiotu umowy.
UMOWA USTANOWIENIA ODRĘBNEJ WŁASNOŚCI I SPRZEDAŻY LOKALU
- Numer księgi wieczystej nieruchomości gruntowej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Odpis ostatecznej decyzji właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na użytkowanie budynku,
- Zaświadczenie stwierdzające samodzielność lokalu,
- Wypis z kartoteki lokali, zaopatrzony w klauzulę o przeznaczeniu do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- Rzut lokalu z planem i opisem lokalu,
- Wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków i wyrysem z mapy ewidencyjnej – przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu lub budynku,
- Warunki umowy: cena, sposób zapłat, numer konta sprzedających oraz termin wydania przedmiotu umowy.
UMOWA SPRZEDAŻY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU
- Numer księgi wieczystej (jeśli jest założona),
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej/Spółdzielni o niezaleganiu z opłatami związanymi z lokalem,
- Zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że sprzedającym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
- W przypadku zakładania księgi wieczystej: zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej oraz zaświadczenie, w którym wskazani zostaną wszyscy poprzedni właściciele lokali wraz ze wskazaniem podstawy nabycia prawa, wypis z rejestru gruntów dla działki na której posadowiony jest budynek,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- Warunki umowy: cena, sposób zapłat, numer konta sprzedających oraz termin wydania przedmiotu umowy.
UMOWA DAROWIZNY NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ - DZIAŁKI
- Numer księgi wieczystej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności)
- Wypis i wyrys z rejestru gruntów
- W przypadku podziału/scalenia nieruchomości: ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości a także wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej
- Warunki umowy: wartość nieruchomości, termin wydania przedmiotu umowy, informa
UMOWA DAROWIZNY LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ
- Numer księgi wieczystej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej/Spółdzielni o niezaleganiu z opłatami związanymi z lokalem,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- Świadectwo charakterystyki energetycznej (jeżeli zostało wydane),
- Warunki umowy: wartość nieruchomości, termin wydania przedmiotu umowy, informacja czy w umowie będzie ustanowiona służebność osobista mieszkania na rzecz darczyńcy.
UMOWA DAROWIZNY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU
- Numer księgi wieczystej,
- Podstawa nabycia (może to być umowy sprzedaży czy darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności),
- Zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej/Spółdzielni o niezaleganiu z opłatami związanymi z lokalem,
- Zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że sprzedającym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
- W przypadku zakładania księgi wieczystej: zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej oraz zaświadczenie, w którym wskazani zostaną wszyscy poprzedni właściciele lokali wraz ze wskazaniem podstawy nabycia prawa, wypis z rejestru gruntów dla działki na której posadowiony jest budynek,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- Warunki umowy: wartość nieruchomości oraz termin wydania przedmiotu umowy.
ZAŁOŻENIE SPÓŁKI ORAZ ZMIANA UMOWY SPÓŁKI
- Dane wspólników
- Projekt umowy lub statutu zawierający: nazwę i siedzibę spółki, czas trwania, przedmiot działalności (PKD), wysokość kapitału zakładowego i sposób jego pokrycia (wkład pieniężny lub aport), określenie wartości nominalnej udziałów, ich ilości i sposobu objęcia, inne postanowienia,
- Zmiana umowy spółki: numer KRS, aktualny tekst jednolity umowy spółki lub protokół obejmujący ostatnią zmianę umowy spółki, projekt zmian umowy spółki
- Wskazanie w jaki sposób zgromadzenie wspólników zostało zwołane
